เกี่ยวกับสำนักงานอธิการบดี

ความเป็นมา
ป็นหน่วยงานที่ให้บริการแก่นักศึกษา ตั้งแต่การรับเข้าศึกษาจนกระทั่งสำเร็จการศึกษา
เป็นบัณฑิตที่มีคุณภาพ ตลอดจนผู้ปกครองบุคลากรและหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก
ซึ่งนับได้ว่ามีบทบาทสำคัญยิ่งในการจัดการศึกษาของวิทยาลัยตาปี มีเป้าหมายในการ
จัดระบบอำนวยความสะดวกการให้บริการการศึกษาด้วยเทคโนโลยสารสนเทศที่ทันสมัย
นับตั้งแต่ปีพ.ศ.2542 รวมเวลาประมาณ 10ปี สำนักงานอธิการบดีได้ดำเนินการภารกิจ
ภายใต้นโยบายของวิทยาลัยในการให้บริการทางด้าน งานสารบรรณ ธุรการแก่หน่วย
งานต่างๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชนในด้านการให้บริการปรึกษา การเผยแพร่และ
สนุบสนุนงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศงานสารบรรณ ที่จำเป็นและเหมาะสม ทันสมัย
เพื่อการพัฒนาสังคมของภูมิภาคและประเทศชาติ

ปรัชญา ปณิธาน วิสัยทัศน์
มุ่งเน้นการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนและพัฒนา
ระบบปฏิบัติงานสารบรรณของวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด

นโยบาย
สนับสนุนแผนพัฒนาวิทยาลัยอย่างเต็มที่และต่อเนื่อง
เฝ้าติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานตามแผนพัฒนาวิทยาลัย
เพื่อทราบถึงความก้าวหน้าและข้อขัดข้องต่างๆ
สร้างความสัมพันธ์ที่ดีและให้เป็นที่ประทับใจระหว่างบุคลภายในและนอกวิทยาลัย
้้ สร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างวิทยาลัยตาปีกับองค์กรต่างๆ ทั่วไป

จุดมุ่งหมาย
พื่อให้ระบบงานสารบรรณของวิทยาลัยมีมาตรฐานการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
และบังเกิดผลอย่างเป็นรูปธรรม
แนวทางการดำเนินงาน : : :
จัดให้ความรู้ หรือจัดทำเอกสาร คู่มือ ชี้แจง สร้างความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบาย
กระบวนการและขั้นตอนการบริหารระบบงานสรบรรณของวิทยาลัย
ส่งเสริมการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ภารกิจ แนวทางปฏิบัติในการบริหารระบบงาน
สารบรรณของวิทยาลัยลงโฮมเพจสำนักงานอธิการบดี

วัตถุประสงค์
เพื่อสนับสนุนและพัฒนาภารกิจด้านการบริหารงานธุรการ-สำนักงานอธิการบดีและ
พัฒนาบุคลากรในสำนักให้มีความสามารถ คิดเป็น ทำเป็น แก้ไขเป็น
ดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารงานธุรการ-สำนักงานอธิการบดี ของวิทยาลัยให้เป็น
ไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง เป็นธรรม ตามระเบียบและกฏเกณฑ์ของสำนักงาน
คณะกรรมการการอุดมศึกษาเอกชน
บริการ คำแนะนำ ให้ข้อมูล ตอบข้อหารือ เสนอแนะเกียวกับการบริหารงานธุรการ
สำนักงานอธิการบดี แก่นักศึกษา ผู้ปกครอง บุคลากร ผู้บริหาร และหน่วยงานทั้งภายใน
และภายนอกวิทยาลัยอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันสมัยและเป็นที่ยอมรับตลอดจนถึงความ
ประทับใจ และเชื่อมั่นคุณภาพการให้บริการต่างๆ
เพื่อให้นักศึกษา ผู้ปกครอง บุคลากรและผู้บริหารเกิดความประทับใจและเชื่อมั่นใน
คุณภาพการให้บริการของสำนักงานอธิการบดี
เพื่อปรับปรุงมาตรฐานการปฏิบัติงานให้เป็นระบบที่ยั่งยืน
เพื่อให้สำนักงานอธิการบดีสามารถปฏิบัติไปตามแผนงานปแระจำปี และตามระบบ
การประกันคุณภาพ อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม

แผนกลยุทธิ์
สร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบายด้านงานเอกสารของวิทยาลัยให้เป็นไปใน
ทิศทางและมาตรบานเดียวกัน
แผนกลยุทธิ์และเป้าหมายของงานสารบรรณ
มุ่งการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการปฏิบัติงานสารบรรณเพื่อให้เกิดความสะดวก
คล่องตัว และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ข้อมูลทั่วไป
ชื่อหน่วยงาน : สำนักงานอธิการบดี
ที่ตั้ง : อาคารศรีไพโรจน์ วิทยาลัยตาปี ชั้น 1 ปีกขวา ห้อง S101 (1)-(2)
เบอโทรภายใน : 0 , 131
หัวหน้างาน : อธิการบดี
คำขวัญ : " บริการสดใส มั่นใจในผลงาน "
อักษรย่อ : อสธ


ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบ
ปฏิบัติหน้าที่บริหารสำนักงาน ขึ้นตรงต่ออธิการบดีตามโครงสร้างการบริหาร และแนวนโยบายของวิทยาลัย ทั้งนี้ให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับและข้อกำหนดของวิทยาลัย ปฏิบัติงานและมีภาระงานโดยสรุป ดังนี้
- งานเลขานุการอธิการบดี
- จัดระบบและควบคุมงานธุรการและงานสารบรรณ
- พิจารณากลั่นกรองเรื่องที่เสนอให้อธิการบดีลงนาม ตามกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง ประกาศและนโยบายของ รัฐบาลถึงหน่วยงานราชการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเสนอต่ออธิการบดี
- พิจารณากลั่นกรองเรื่องที่เสนอให้อธิการบดีลงนาม ในการดำเนินงานภายในของวิทยาลัยให้เป็นไปตาม กฎหมาย ระเบียบ และข้อกำหนดของวิทยาลัย จัดการงานร่างเอกสาร – หนังสือต่าง ๆ
- พิจารณากลั่นกรอง ผ่านเรื่อง – หนังสือ จากภายในเสนอต่ออธิการบดี
- พิจารณากลั่นกรองผ่านเรื่อง–หนังสือจากภายนอกเสนอต่ออธิการบดีและรองอธิการบดีหรือผู้บริหารที่รับผิด ชอบงานนั้นๆ
- ตรวจสอบติดตามผลและรายงานผลการสั่งการของอธิการบดีให้บริการหน่วยงานต่างๆภายในสถาบันในการ สืบค้นข้อมูลสารบรรณที่เป็นข้อมูลที่เปิดเผย
- เตรียมงานการประชุมต่างๆสรุปเรื่องและจัดทำวาระการประชุมรวมทั้งบันทึกการประชุมที่อธิการบดีเป็นผู้เรียก ประชุม
- ประสานงานและการจัดเลี้ยงและรับรองรวมทั้งงานพิธีการต่าง ๆ ที่จัดโดยสถาบัน
- กำกับดูแลการให้บริการ การต้อนรับและการประสานงานผู้มาติดต่อกับวิทยาลัย
- กำกับดูแลการติดต่อสื่อสารภายใน – ภายนอก
- ดูแลข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ เกี่ยวกับงานสาบรรณ การจัดลงหนังสือรับ – ส่ง และการป้อนข้อมูลคำสั่ง ข่าวสาร และประกาศต่าง ๆ


ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบงานธุรการ
1. บันทึกการรับ – ส่งเอกสาร
2. ร่าง – พิมพ์เอกสาร
3. จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ระเบียบ
4. ประสานงานกับผู้บริหารและหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกเพื่อการเสนอ

หนังสือ
- ให้บริการสืบค้นข้อมูลสารบัญหนังสือ รับ – ส่ง แก่หน่วยงานภายใน
- ให้บริการ การต้อนรับและการประสานงานผู้มาติดต่อกับวิทยาลัย
- บริการการใช้เครื่องมือสื่อสาร (โทรศัพท์ , แฟกซ์)
- บริการผู้ปกครองหรือผู้มาติดต่อ เพื่อพบนักศึกษา
- กำหนดรหัสของเลขที่คำสั่ง ประกาศ เพื่อแจ้งให้ฝ่ายต่าง ๆ ทราบ
- รับจดหมายจากไปรษณีย์ และแยกไปยังหน่วยงานต่าง ๆ
- ถ่ายเอกสารเพื่อให้ข้อมูล ประกาศต่าง ๆ ที่สำคัญภายในหน่วยงานในวิทยาลัย
- เขียนแจ้งเรื่องจากวิทยาลัยให้หน่วยงานทุกหน่วยในวิทยาลัยได้ทราบอย่างทั่วถึง
- จัดส่งหนังสือที่สั่งการแล้วให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบและดำเนินการ
- ติดประกาศต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
- นำเอกสาร จดหมายของหน่วยงานต่าง ๆ ส่งไปรษณีย์
- ดำเนินการเบิกเงินค่าฝากส่งไปรษณีย์
- การจัดพิมพ์และยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ส่งสรรพากรอำเภอเมืองทุกเดือน
- ดำเนินการโอนเงินที่ธนาคารให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
- จัดเตรียมเอกสารแบบฟอร์ม บันทึกทราบการรายงานผลการประชุม คำสั่ง ผลการ
ปฏิบัติงานภายในของฝ่ายต่าง ๆ พร้อมเสนอผู้บริหารทุกท่านทราบ
- ปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
ขอบข่ายงานและรายละเอียดภาระงานที่รับผิดชอบงานสารบรรณ แบ่งกรอบงานออกเป็น 3 หมวดย่อยดังนี้
1) ส่วนงานสารบรรณหลัก ประกอบด้วย
1.1 งานรับ – ส่ง หนังสือภายใน และภายนอก
1.2 งานออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่งวิทยาลัย
1.3 งานสแกนจัดเก็บข้อมูล หลักฐานการออกหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ
1.4 งานแจ้งเวียนเรื่องราชการ ประกาศ คำสั่ง
1.5 งานสแกนหนังสือราชการเพื่อส่งให้ฝ่ายประชาสัมพันธ์แจ้งเวียนผ่านโฮมเพจ
2) ส่วนงานสนับสนุน งานสารบรรณ ประกอบด้วย
2.1 งานวิเคราะห์และเสนอแนวทางการเสนอหนังสือ
2.2 งานจัดทำแบบฟอร์มให้บริการในงานที่ได้รับมอบหมาย
2.3 งานเดินแฟ้มหนังสือราชการ
2.4 งานรับ – ส่ง โทรสาร(Fax) ของวิทยาลัย และสำนักงานอธิการบดี
2.5 งานตรวจทาน/ร่าง หนังสือออก ประกาศ คำสั่งของวิทยาลัย
3) ส่วนงานบริการงานรับ-ส่งไปรษณีย์
3.1 งานนำส่ง - รับจ่ายจดหมาย และไปรษณียภัณฑ์
3.2 งานรายงานค่าใช้จ่ายในการจัดส่งไปรษณีย์
4) งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
หน้าที่ความรับผิดชอบงานธุรการโดยละเอียด
1. การรับหนังสือ
การรับหนังสือ ได้แก่ การรับ และควบคุมจำหน่ายหนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้แก่ฝ่ายต่าง ๆ ภายในวิทยาลัย หรือนักศึกษา ถ้าเป็นหนังสือของงานธุรการจึงเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และดำเนินการตามขั้นตอนการเดินหนังสือต่อไป
ขั้นตอนในการรับหนังสือ
- ตรวจสอบหนังสือที่รับเข้ามา
เป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่งานธุรการที่จะต้องตรวจสอบขั้นต้นก่อนว่า หนังสือนั้นส่งมาถูกหน่วยหรือไม่ ในการส่งหนังสือให้ส่งที่หน่วยงานธุรการเพียงแห่งเดียวไม่ควรให้ส่งตามหน่วยงานต่าง ๆ เพราะจะทำให้เป็นภาระแก่ผู้ส่งหนังสือ และยังจะเป็นเหตุให้บุคคลภายนอกเดินเข้าออกพลุกพล่านในสถานที่ทำงานโดยไม่จำเป็น
- แยกประเภทหนังสือ
เนื่องจากหนังสือที่เข้ามายังหน่วยงานนั้น มีหลายประเภท อาจเป็นทั้ง
หนังสือที่เป็นหนังสือราชการซึ่งเป็นหนังสือถึงอธิการวิทยาลัยตาปี หรือเป็นหนังสือถึงตัวบุคคลโดยเฉพาะ หรืออาจเป็นจดหมายส่วนตัว นอกจากนี้ยังอาจเป็นหนังสือลับหรือหนังสือธรรมดาจึงจำเป็นต้องแยกประเภทของหนังสือออกจากกันก่อน
- จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนเพื่อดำเนินการก่อนหลัง
การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือก็เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการก่อนหลัง ในการจัดลำดับจะพิจารณาจากชั้นความเร็ว หรือชั้นความลับบนซอง และลำดับก่อนหลังที่รับเรื่อง
- เปิดซองและตรวจเอกสาร
เป็นขั้นตอนการตรวจสอบว่าเอกสารส่งมาครบถ้วนถูกต้องตามที่ระบุไว้หรือไม่ ในกรณีที่ไม่ถูกต้อง จึงติดต่อกับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อให้ดำเนินการได้ถูกต้องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานและดำเนินการต่อไป
- ประทับตรารับหนังสือ
การประทับตรารับหนังสือ ต้องประทับที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ ในตรารับหนังสือจะมีสาระสำคัญที่เกี่ยวกับ เลขรับ วันที่ที่รับหนังสือ และเวลาที่รับหนังสือ หนังสือราชการโดยทั่วไปจะต้องประทับตรารับไว้เพื่อประโยชน์ในการควบคุมว่า หนังสือนี้ได้รับเข้ามาเมื่อไร
ตัวอย่างตรารับหนังสือ

วิทยาลัยตาปี

เลขที่รับ………………………..
วันที่……………………………
เวลา………………………….น.


ในตรารับหนังสือให้กรอกรายละเอียดดังนี้
“ เลขที่รับ ” ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียนรับหนังสือ
“ วันที่ ” ให้ลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ
“ เวลา ” ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
ข้อสังเกต ในการลงทะเบียนการรับหนังสือบางครั้งการประทับตรารับหนังสือและลงทะเบียนไม่จำเป็นต้องทุกเรื่อง เนื่องจากจะทำให้การเดินหนังสือล่าช้า ซึ่งหนังสือที่เข้ามาบางประเภทไม่ต้องมีการลงทะเบียน เช่น การประกาศขายสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับวิทยาลัย โดยอยู่ในการพิจารณาของเจ้าหน้าที่งานธุรการ
- ลงทะเบียนรับหนังสือ
การลงทะเบียนรับหนังสือนี้ กระทำโดยกรอกรายละเอียดตามแบบทะเบียนหนังสือรับ
- ลงข้อมูลในคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นโปรแกรมงานสารบรรณ
การลงทะเบียนรับในคอมพิวเตอร์โปรแกรมงานสารบรรณ เป็นการเก็บรักษาข้อมูล เพื่อสะดวกและง่ายต่อการสืบค้น ตรวจเช็ค เอกสารต่าง ๆ
- ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการ
การส่งหนังสือหรือแจกจ่ายหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการนี้ อาจทำได้ 2 วิธี คือ
1). ส่งไปยังหน่วยงานผู้ปฏิบัติโดยตรง เช่น เรื่องตรวจสอบวุฒิลงทะเบียนรับและส่งให้ฝ่ายทะเบียน
2). ส่งโดยเสนอผ่านผู้บริหารก่อน (ตามผังโครงสร้างการเสนอเอกสาร)

2. การส่งหนังสือ
การส่งหนังสือ คือ หนังสือที่จะส่งออกไปนอกหน่วยงาน ได้แก่ หนังสือที่หน่วยงานเจ้าของเรื่องภายในวิทยาลัยได้ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว และนำเสนอผู้บริหาร ผู้มีอำนาจลงนามเพื่อดำเนินการส่งออก
ขั้นตอนในการส่งหนังสือ
- หน่วยงานเจ้าของเรื่องภายในวิทยาลัยตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ เช่น ผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจลงนาม ลงนามเรียบร้อยหรือไม่ เอกสารที่จะส่งไปด้วยครบถ้วนหรือไม่ เมื่อเห็นว่าถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งเรื่องให้หน่วยงานธุรการเพื่อส่งออก
- ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง โดยกรอกรายละเอียดตามแบบทะเบียนหนังสือส่ง สำเนาหนังสือส่งออกต้องลงทะเบียนทุกเรื่อง เพื่อเป็นหลักฐานการยืนยันและใช้ในการอ้างอิง
- ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง
- ลงข้อมูลตามทะเบียนหนังสือส่งในคอมพิวเตอร์ ระบบโปรแกรมงานสารบรรณ เพื่อเป็นการเก็บข้อมูล สะดวกและง่ายต่อการตรวจเช็ค สืบค้น
- ตรวจสอบความเรียบร้อย
- บรรจุซอง จ่าหน้าซองที่อยู่ผู้รับหนังสือที่จะส่ง พร้อมลงเลขที่หน้าซองให้ตรงกับเลขที่หนังสือที่จะส่ง พร้อมดูความสำคัญของหนังสือถ้าเป็นหนังสือที่ต้องส่งด่วนให้จัดส่งไปรษณีย์ส่งพิเศษ ถ้าเป็นหนังสือจัดส่งปกติให้ติดแสตมป์ตามน้ำหนักของหนังสือ
- นำส่งผู้รับ โดยอาจส่งทางไปรษณีย์ หรือส่งโดยเจ้าหน้าที่ธุรการตรงยังหน่วยงานภายนอก
- คืนสำเนาคู่ฉบับให้หน่วยงานที่ออกหนังสือ 1 ฉบับ เก็บไว้ที่งานธุรการ 1 ฉบับ

3. การจัดเก็บเอกสาร
การเก็บหนังสือเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งของงานสารบรรณ เพราะเอกสารที่ส่วนราชการต่าง ๆ ผลิตขึ้นมามีจำนวนมาก และส่วนหนึ่งที่จะต้องนำกลับมาใช้อีก จึงต้องจัดเก็บให้ดี สามารถค้นหานำมาใช้ได้ทันความต้องการในการใช้งาน ในกรณีที่เป็นเอกสารที่จะไม่นำมาใช้อีก ก็จะต้องจัดเก็บไว้ในที่ที่เหมาะสม เพื่อว่าเมื่อถึงกำหนดเวลาสามารถจัดแยกออกไปทำลายได้ง่าย ซึ่งขณะนี้เป็นยุค IT การจัดเก็บเอกสารหรือการเรียกกลับมาใช้อีกนั้น เจ้าหน้าที่งานธุรการได้มีการจัดทำโปรแกรมงานสารบรรณเพื่อง่ายและสะดวกต่อการค้นหา
วิธีการจัดเก็บเอกสาร
- จัดระบบการเก็บเอกสารตามหัวเรื่อง และเก็บตามชื่อหน่วยงาน โดยจัดแยกเรื่องดังกล่าวไว้จำนวน 35 เรื่อง โดยแต่ละเรื่องจะแยกเป็นแฟ้มซึ่งใช้รหัสเริ่มจาก A1 ถึง A35 ถ้าในกรณีที่แฟ้ม A1 มีการจัดเก็บเต็มก็มีการปิดแฟ้ม A1 โดยเขียนไว้ที่สันแฟ้มว่าปิดวันที่เท่าไร และเปิดแฟ้ม A2 ต่อ โดยระบุไว้ที่สันแฟ้มทุกแฟ้มว่าเปิดใช้แฟ้มวันที่เท่าไร
- หนังสือที่ใช้งานเสร็จแล้ว บันทึกเลขที่แฟ้มที่จะจัดเก็บหนังสือไว้ในหนังสือมุมบนขวา และระบุเลขแฟ้มดังกล่าวไว้ในสมุดทะเบียนรับหนังสือ
- บันทึกการเก็บเอกสารไว้ในคอมพิวเตอร์ ระบบโปรแกรมงานสารบรรณตามเลขที่แฟ้มที่ได้ระบุไว้
- คัดแยกหนังสือที่ลงเลขที่เก็บแล้ว โดยจะเก็บหนังสือเข้าไว้ในแฟ้มใดให้แยกไว้
- นำหนังสือที่จะเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันมาเรียงลำดับเลขที่รับหนังสือ เลขที่ที่ลงรับ
ก่อนเรียงไว้ด้านล่าง
- จัดเก็บหนังสือ เข้าแฟ้มตามกำหนดไว้ และเก็บเข้าตู้เอกสาร

4. การร่างหนังสือ
การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องทราบหนังสือนั้น ก่อนที่จะใช้จัดทำเป็นต้นฉบับ เหตุที่ต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผนเสียก่อน เว้นแต่หนังสือที่เป็นงานประจำปกติอาจไม่ต้องเสนอร่างตรวจแก้ก็ได้
หลักการร่างหนังสือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่งหมายที่จะทำหนังสือนั้น โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะร่างว่าอะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร เป็นข้อ ๆ ไว้ การร่างให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายความใดอ้างถึงบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่อง ตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน พอที่ฝ่ายผู้รับจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก การร่างควรใช้ถ้อยคำสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คำธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้หลายทาง สำนวนที่ไม่เหมาะสมสำหรับใช้เป็นสำนวนหนังสือไม่ควรใช้ ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง ข้อสำคัญต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่า เข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป
ลักษณะการดำเนินงานตามภารกิจของงานสารบรรณ
1). หน่วยสารบรรณ ประกอบด้วย
1.1). งานรับ – ส่ง หนังสือภายใน และภายนอก มีภารกิจ หน้าที่เกี่ยวกับ
- บันทึกข้อมูลการรับหนังสือภายใน และภายนอก สืบค้นข้อมูลการรับ-ส่งหนังสือ
- ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับก่อนนำเสนอ
- ติดต่อประสานงานหน่วยงานเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
- พิจารณาความเร่งด่วนของเอกสาร เพื่อแยกเรื่องดำเนินการเร่งด่วนก่อน
- จัดเรื่องเข้าแฟ้มเพื่อเสนอผู้บริหารตามสายงานที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกคำสั่งการของผู้บริหาร เพื่อมอบหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ และดำเนินการ
- จัดทำสำเนาเอกสาร ประสานแจ้งเพื่อมอบหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำหมวดหมู่ และจัดเก็บหนังสือภายใน และภายนอกที่มอบฝ่ายธุรการจัดเก็บหรือเรื่องที่ธุรการต้องเก็บข้อมูลไว้
- จัดเก็บสมุดทะเบียนรับหนังสือภายใน และหนังสือภายนอก
- สรุปรายการเอกสารที่จัดเก็บในแต่ละปี และจัดเก็บเข้าแฟ้มสันหนา ให้เป็นระบบ
- จัดทำบัญชีรายการเอกสารที่ประสงค์จะทำลาย เมื่อครบอายุการจัดเก็บ
1.2). งานออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่งวิทยาลัย
- จัดทำ จัดเก็บ สมุดคุมการออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง มหาวิทยาลัย สมุดสรุปการออกคำสั่งไปราชการของบุคลากรในมหาวิทยาลัย
- ร่าง จัดพิมพ์หนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง ตามที่ผู้บริหารสั่งการ และมิได้อยู่ในความ รับผิดชอบของหน่วยงานใดโดยเฉพาะ ได้แก่
- หนังสือโต้ตอบทั่ว ๆ ไป
- หนังสือขอความอนุเคราะห์ต่าง ๆ ของสำนักงานอธิการบดี และของวิทยาลัย
- คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการในการทำงานแต่ละอย่าง
- คำสั่งการมอบหมายงาน
- คำสั่งไปราชการ ไปประชุมหรืออบรมในสถานที่ต่าง ๆ
- ประกาศ คำสั่ง อื่น ๆ ที่ผู้บริหารสั่งการ
- จัดทำหมวดหมู่ในการจัดเก็บสำเนาหนังสือราชการ ที่ออกในนามวิทยาลัย
- ตรวจสอบ ติดตาม ประสานขอข้อมูลสำเนาหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง วิทยาลัยที่หน่วยงานอื่นจัดทำ เพื่อรวบรวมจัดเก็บที่ฝ่ายธุรการ
- จัดแยกคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย แนวทางปฏิบัติ แต่งตั้งกรรมการสำคัญต่าง ๆ เพื่อ รวบรวมเป็นข้อมูลรูปเล่มทางการบริหาร
- บันทึกข้อมูลการออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง ของวิทยาลัยลงในโปรแกรม เพื่อใช้ในการสืบค้น
- งานสแกนข้อมูลเพื่อจัดเก็บ จัดทำบัญชีเอกสารหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง วิทยาลัย ที่จัดเก็บ
- จัดทำบัญชีสรุปรายการเอกสารที่สมควรขอทำลาย
- ตรวจสอบสำเนาหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง วิทยาลัย ที่จัดเก็บ ว่าครบถ้วนตามที่ ระบุในสมุดคุม
- การออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง หรือไม่
- สแกนประกาศ คำสั่ง หนังสือราชการ ในนามวิทยาลัย และบันทึกรายการข้อมูลเพื่อ จัดเก็บเป็น
- จัดเก็บเอกสารต้นฉบับที่สแกนแล้วให้เป็นระบบ ระเบียบ ที่ห้องเก็บเอกสารชั้น 6 โดยให้สามารถ เรียกสืบค้นได้ง่าย
- ตรวจสอบ และจัดทำบัญชีรายการเอกสารที่ครบอายุการเก็บและประสงค์ขอทำลาย
2. หน่วยสนับสนุนงานสารบรรณ ประกอบด้วย
2.1). วิเคราะห์และเสนอแนวทางการเสนอหนังสือ
- ตรวจสอบ วิเคราะห์ หนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายใน ทุกฉบับที่เสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาสั่งการ ว่าเกี่ยวข้อง หรืออยู่ในความดูแล รับผิดชอบของผู้บริหารสายงานใด
- ตรวจสอบ ค้นหาข้อมูลเดิมเพื่อใช้ประกอบในการวิเคราะห์และสั่งการของผู้บริหาร
- พิจารณาแยกเรื่องหนังสือภายใน และหนังสือภายนอกที่มีมาถึงวิทยาลัย เพื่อเสนอรองอธิการ เรื่องที่ได้ มีการมอบหมายงานแล้ว
2.2). งานแจ้งเวียนเอกสาร ประกาศ คำสั่ง จัดทำแบบฟอร์มให้บริการในงานที่ได้รับมอบหมาย
- ตรวจสอบ และสำเนาคำสั่ง หรือประกาศจากแฟ้มที่หน่วยงานอื่นเสนอผู้บริหารลงนามแล้ว - สำเนาคำสั่ง ประกาศ เพื่อแจ้งเวียนบุคคล หรือหน่วยงานที่เกี่ยวเพื่อทราบ
- จัดทำแบบฟอร์มแจ้งเวียนหนังสือภายใน และภายนอก จัดทำแบบแจ้งเวียนเพื่อเป็นหลักฐาน
2.3). งานเดินแฟ้มหนังสือราชการ
- ดูแลรับผิดชอบการนำแฟ้มหนังสือราชการของฝ่าย และของหน่วยงานอื่น ๆ ที่ผ่านสำนักงานอธิการบดีขึ้นเสนอรองอธิการบดี หรืออธิการบดี และรับแฟ้มที่สั่งการแล้วลงมาเพื่อคืนให้หน่วยงานเจ้าของแฟ้ม
2.4). งานรับ – ส่ง โทรสาร (Fax) ของวิทยาลัย
- จัดทำสมุดทะเบียนรับโทรสาร และลงชื่อผู้รับโทรสาร
- ตรวจสอบความถูกต้อง ชัดเจน ครบถ้วนของเอกสารที่จัดส่งมา
- ลงทะเบียนรับโทรสารที่ส่งมาในสมุดทะเบียนรับ
- โทรศัพท์ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานผู้จัดส่ง กรณีได้รับเอกสารไม่ชัดเจน หรือไม่ครบถ้วน
- โทรศัพท์ประสานแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมารับเรื่องไปดำเนินการ
- จัดทำสมุดบันทึกข้อมูลการส่งโทรสาร
- จัดทำแบบฟอร์มการขอส่งโทรสาร และเก็บข้อมูลผู้มาใช้บริการโทรสาร
- เสนอเรื่องให้ผู้มีอำนาจพิจารณาลงนามอนุญาตในแบบฟอร์มขอใช้โทรศัพท์ โทรสาร
- ดูแล รักษา เครื่องรับ - ส่ง โทรสารให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน
- ดูแล จัดเตรียม วัสดุ สำหรับใช้ในงานรับ-ส่งโทรสาร
2.5). งานตรวจร่าง หนังสือออก ประกาศ คำสั่งของวิทยาลัย
- ตรวจสอบข้อมูล ต้นเรื่อง หนังสือสั่งการ ให้ออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่งวิทยาลัย
- พิจารณา ตรวจสอบ รูปแบบการออกหนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง
- พิจารณาแก้ไข ให้ปรับข้อความ หนังสือราชการ ประกาศ คำสั่ง ที่นำมาผ่านการตรวจสอบให้ถูกต้องและเหมาะสม
- ประสานแจ้งเจ้าหน้าที่ ผู้จัดพิมพ์ ให้มารับเอกสารไปแก้ไข หรือปรับข้อความ ให้เหมาะสม
- รับรองสำเนาหนังสือราชการที่ผ่านการตรวจสอบ
- นำแฟ้มที่ผ่านการตรวจสอบแล้วมอบเจ้าหน้าที่เดินแฟ้มนำเสนอผู้บริหารลงนาม

3. หน่วยไปรษณีย์
3.1). ด้านการนำส่งเอกสาร และไปรษณียภัณฑ์
- รับจดหมายราชการจากหน่วยงานต่าง ๆ ในวิทยาลัย ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่จัดส่งในแต่ละวัน
- จัดเตรียมเอกสารการนำฝากส่งในกรณีพิเศษ เช่น จดหมายหรือพัสดุภัณฑ์ลงทะเบียน จดหมาย หรือพัสดุภัณฑ์ด่วนพิเศษ
- ประสานข้อมูลเพิ่มเติมจากหน่วยงานที่ประสงค์จัดส่งเอกสาร
3.2). ด้านการรับและนำจ่ายเอกสาร
- คัดแยกจดหมาย ไปรษณีย์ภัณฑ์ที่ส่งมาถึงวิทยาลัย รวมทั้งนักศึกษา บุคลากร อาจารย์ หน่วยงานภายใน ผู้บริหารทั้งหมดของวิทยาลัย
- แจ้งให้ผู้รับผิดชอบของส่วนราชการมารับไปรษณีย์ภัณฑ์ไปดำเนินการ
- คัดแยกจดหมาย พัสดุภัณฑ์ที่ระบุถึงวิทยาลัย อธิการบดี เพื่อดำเนินการ
- จัดทำบัญชีผู้รับจดหมายด่วนพิเศษ พัสดุภัณฑ์ จดหมายลงทะเบียน ธนาณัติ เพื่อเป็นหลักฐานการรับ
3.3). ด้านการรายงานค่าใช้จ่าย
- รวบรวมใบฝากส่งของหน่วยงานอื่น ๆ ภายในวิทยาลัยที่ฝากส่งแล้วนำมาเบิกกับฝ่ายการเงิน
- แจ้งสรุปยอดค่าใช้จ่ายที่หน่วยงานได้จัดส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ ทราบเพื่อทำ เบิกจ่ายกับฝ่ายการเงิน

4. งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

พันธกิจ


การให้บริการคำแนะนำ เสนอแนะข้อมูลงานสารบรรณ
และงานบริการด้านต่างๆอย่างถูกต้องรวดเร็วและเป็นที่ประทับใจ
โดยจัดระบบข้อมูลให้ถูกต้องด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย
ให้เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานภายในและนอกวิทยาลัยจึงได้กำหนด
คำขวัญไว้ว่า "บริการอย่างสดใส มั่นใจในผลงาน"

ปรัชญา

มุ่งเน้นการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนและพัฒนา
ระบบปฏิบัติงานสารบรรณของวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด

วิสัยทัศน์

--------------------------

โครงสร้างการแบ่งส่วนงาน